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¿Por qué la comunicación organizacional es un elemento clave para las asociaciones?
En una asociación existen diversos actores que componen el ecosistema organizacional: colaboradores, socios, proveedores, aliados, etc., cada uno de ellos con necesidades y expectativas diferentes con respecto a la asociación, lo cual se convierte en un desafío.
Un desafío, porque es necesario aprender a conocer a todas las partes interesadas de su asociación: definir el perfil de esos actores, ¿quiénes son?, ¿cuáles son sus necesidades y expectativas?, ¿cuáles son los canales de comunicación más pertinentes para mantenerlos informados y entretener la relación?
¡Es allí donde entra en juego la comunicación organizacional como factor indispensable para responder a este desafío!
Descubre en este artículo más sobre la comunicación organizacional en las asociaciones, las estrategias y herramientas para implementarla en tu organización.
¡Descúbrelo a continuación!
Contenido
La comunicación organizacional
En términos generales, se habla de comunicación organizacional para referirse a la estrategia, plan de acción, canales y contenidos para comunicar sobre la organización y mantener el contacto con todos los actores que componen su ecosistema (colaboradores, clientes, proveedores, etc.).
Es gracias a la comunicación que vas a poder dar a conocer tu asociación y estructurar la relación con todos los actores que integran tu ecosistema organizacional. Definiendo una estrategia y un plan de comunicación que se adapte a cada una de tus audiencias.
La comunicación organizacional en las asociaciones
Para las asociaciones, además de convertirse en un elemento indispensable por todo lo mencionado anteriormente, la comunicación organizacional se convierte en todo un reto por las particularidades de la vida asociativa.
Contar con una estrategia de comunicación organizacional definida y adaptada a tu contexto organizacional, te permitirá:
● Posicionar y fortalecer tu imagen institucional.
● Dar a conocer tu asociación y tus servicios para atraer nuevos socios.
● Crear una relación de confianza y mantener el vínculo con todas las partes interesadas de tu organización.
● Fidelizar a tus socios, fomentando su participación y colaboración en la vida asociativa. Lo que tendrá como impacto la cohesión de grupo y el fortalecimiento del sentido de pertenencia de los socios.
● Mantener a tus colaboradores alineados con los objetivos organizacionales.
Por eso es fundamental para garantizar la perennidad de tu asociación, trabajar sobre tu estrategia y tu plan de comunicación:
1. Identifica a los actores de tu ecosistema asociativo, determina su perfil, características, necesidades y expectativas con relación a tu asociación.
2. Identifica los canales de comunicación más pertinentes para cada una de tus audiencias.
3. Define un plan de comunicación con objetivos, acciones estructuradas e indicadores para evaluar y realizar seguimiento a la implementación.
4. Crea un calendario editorial para las publicaciones que deseas compartir con tus audiencias (contenidos, formatos, canales, fechas y frecuencia de publicación).
5. Define cómo realizarás la gestión del proyecto, quiénes serán los responsables, cuáles son las herramientas necesarias para hacerlo y determina un presupuesto para la implementación del proyecto y del plan de comunicación.
La comunicación con los asociados
Los asociados son parte fundamental de la asociación y como lo mencionábamos anteriormente, es fundamental generar acciones de comunicación para fidelizarlos, generar la cohesión de grupo y fortalecer su sentido de pertenencia.
Una de las razones principales por las cuales los asociados dejan de ser parte de una asociación, es porque no se sienten identificados con la misma y esto es generado por una inadecuada comunicación donde se pueden dar dos escenarios:
Los asociados no son informados e implicados suficientemente en la vida asociativa.
Los asociados pueden sentirse saturados, a causa del exceso de comunicaciones que reciben y que no les concierne directamente.
Lo que conlleva a su vez, una pérdida de sentido de por qué es importante pertenecer a la asociación.
Trabajar sobre la comunicación externa para conseguir nuevos socios es importante, pero ¿de qué sirve atraer nuevos socios si no se consigue fidelizar, motivar e implicar a aquellos que ya forman parte de la asociación?
Cada vez son más las asociaciones empresariales y profesionales que se dan cuenta de la importancia de tratar a los miembros como los activos que son, y por ende, de la importancia de mantenerlos motivados y comprometidos.
Si una asociación solo se concentra en implementar la comunicación unidireccional, a través por ejemplo del email o newsletter, (canales que solo nos permiten verificar la recepción, apertura y lectura de la información). Estará cumpliendo con el objetivo de mantener informados a los socios, pero sin ninguna certitud sobre el hecho de haber logrado suscitar su interés y mantenerlos implicados. Además de correr el riesgo de saturarlos con información rápidamente.
Por otro lado, si la asociación implementa la comunicación bidireccional, al “escuchar” lo que los socios quieren decir e incentivar su participación en la vida asociativa, logrará realmente conectar con ellos y generar sentido de pertenencia, al otorgarles la importancia que se merecen.
Pero más allá de esto, existen otras ventajas significativas para implementar la comunicación bidireccional en tu asociación:
● Tomar mejores decisiones. Ya que al escuchar a tus socios aprenderás a conocerlos mejor, descubrir cuáles son sus intereses, necesidades y expectativas, lo que te permitirá trabajar sobre una estrategia más eficaz para fidelizarlos, basada sobre hechos fácticos y no sobre imaginarios.
● Convertir a tus socios en actores de la vida asociativa, otorgándoles una voz y la oportunidad de trabajar en inteligencia colectiva, para el desarrollo de la asociación y la generación de nuevas ideas.
● Fomentar la motivación y la satisfacción. Entre más participen en la vida asociativa, mayor será su sentido de pertenencia, ya que se sienten incluidos, considerados y como actores que contribuyen a la asociación.
Pero ¿cómo implementar una comunicación bidireccional que te permita interactuar y promover la participación de los socios en la vida asociativa?
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Fortalecer la interacción y promover la participación de los socios en la vida asociativa
Como lo mencionábamos en el apartado “La comunicación organizacional en las asociaciones”, es fundamental trabajar sobre tu estrategia y tu plan de comunicación.
Es en esta etapa que definirás la estrategia, los objetivos y las acciones específicas para retener y fidelizar a tus socios.
Te recomendamos comenzar haciendo un diagnóstico de tu comunicación actual y del nivel de satisfacción de los socios con la misma. Así como indagar sobre sus necesidades y expectativas frente al tema.
Tome en cuenta estos resultados para definir tu plan de comunicación. Y para ir más allá, involucra a tus socios en el proceso.
¿Cómo hacerlo?
Conforma un grupo de trabajo integrado por personas de diferentes áreas de tu asociación, así como de algunos socios. Si ya has identificado los socios más participativos, puedes solicitarles su participación en el proyecto.
Planifica actividades de trabajo grupal como, por ejemplo, un brainstorming para la generación de ideas y reuniones de avance del proyecto.
Define los roles y responsabilidades de cada uno de los miembros de tu grupo de trabajo para empoderarlos y comprometerlos con el proyecto.
También puedes crear un grupo de ambasadores que promoverán tu plan de comunicación y tu asociación directamente con los otros asociados.
Adicionalmente de convertir tu plan de comunicación en un proyecto participativo, en el que la audiencia objetivo participa en la definición de este.
Hay que pensar en los canales de comunicación que utilizarás para implementar tu plan de comunicación, así como las herramientas para poder trabajar de forma colaborativa durante todo el proceso.
Es aquí donde hay que incluir los canales de comunicación bidireccional, para mantener el vínculo con tus socios y trabajar de forma colaborativa.
A continuación, compartimos algunos ejemplos de canales de comunicación que puedes implementar en tu organización, según los objetivos que has definido en tu plan de comunicación.
● Intranet
Ventajas: En la era del Big Data, una red interna de comunicación te permite centralizar la información en un solo lugar, compartir contenido organizado y categorizado, así como facilita encontrar rápidamente la información importante y útil.
Desafíos: Requiere un grupo de personas responsable de mantenerla actualizada y acompañar a los socios para que desarrollen el hábito de consultarla.
● Newsletter
Ventajas: Son útiles para enviar noticias, novedades o eventos sobre el sector a los miembros. Incluso crear cierta cultura de asociación.
Desafíos: Debido al altísimo aumento de envío de emails y newsletters, es difícil conseguir que se abran. Para darte una idea, en una empresa se considera una buena tasa de apertura a partir del 20%.
¿Consideras eficaz para tu asociación que solo 2 o 3 de cada 10 asociados lean estos comunicados?
● Reuniones
Ventajas: Sirven para interactuar y acercarse a los miembros de la asociación, permitiendo informar, motivar o coordinar nuevos objetivos.
Desafíos: El tiempo requerido para planificarlas y garantizar una buena tasa de asistencia. Ya sea una reunión online o presencial.
● Buzón de sugerencias
Ventajas: Facilitan recolectar las ideas u opiniones de los socios, que pueden ser vitales para la asociación. Es una manera de escuchar a los socios.
Desafíos: A pesar de que existen versiones online, su uso comienza a ser menos frecuente, así como su eficacidad para recolectar las opiniones de las personas. Actualmente, comienzan a privilegiarse otras alternativas…
● Áreas privadas colaborativas o red social organizacional
Ventajas: Es un canal rápido y eficaz para implementar. Favorece la interacción y la colaboración con los miembros y la posibilidad de crear grupos de conversación y de trabajo. Lo que permite establecer una comunicación bidireccional permanente. Además, ofrece la posibilidad de acceder a estadísticas para seguir y medir la eficacia de tu comunicación. Por ejemplo, tasa de lectura, tasa de personas activas, tasa de conexión etc. (Leer más sobre los indicadores de una plataforma colaborativa).
Desafíos: Crear el hábito para que los socios la utilicen. Por lo cual es clave que sea una red social fácil a implementar y a utilizar.
Hemos llegado al final de este artículo, esperamos que te sea de utilidad para el despliegue de la comunicación organizacional en tu asociación.
Ya conoces las razones por la cuales, la comunicación organizacional es un elemento clave para las asociaciones y cómo se implementa ésta en una asociación.
Y cuentas adicionalmente con algunos consejos prácticos para fortalecer la interacción y promover la participación de los socios en la vida asociativa.
A propósito de Jamespot:
Jamespot es una empresa que cuenta con 18 años de experiencia en la creación de soluciones digitales de colaboración y comunicación para todo tipo de organizaciones.
Contamos con una variedad de soluciones como Open Agora, nuestra red social corporativa; Fast Intranet, nuestra intranet; Smart place, el digital workplace que integra lo mejor de la red social corporativa y de la intranet en un solo lugar. Y por último, Jamespot Land nuestro metaverso profesional.
Descubre las posibilidades de colaboración y comunicación que ofrece una solución digital para tu asociación.
Para que te hagas una idea de cómo Jamespot puede facilitar la comunicación en tu asociación, estas son algunas de las funcionalidades:
1. Directorio interactivo de contactos y de empresas.
2. Espacios dedicados para compartir información, eventos y publicar noticias de la vida asociativa.
3. Grupos de colaboración para compartir información, documentos y trabajar de forma colaborativa.
Además:
4. Organizar reuniones y eventos
5. Centralizar los documentos importantes
6. Marcar las fechas importantes en calendario
7. Discutir mediante la mensajería instantánea
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