5 Pasos para definir una estrategia de comunicación interna efectiva

¿Cómo establecer una estrategia de comunicación interna efectiva?

¿Y si nos tomamos 5 minutos para revisar su estrategia de comunicación interna?

Elemento indispensable para la cohesión del equipo, la comunicación interna permite fortalecer el sentido de pertenencia de sus colaboradores. Pero para lograr esta misión, es necesario contar con una estrategia de comunicación interna efectiva que esté alineada con sus objetivos organizacionales.

¡ Aquí están los 5 pasos que recomendamos para crear una estrategia de comunicación interna exitosa!

Contenido

1 - Definir objetivos claros, coherentes y estructurados

2 - Asignar recursos para gestionar su comunicación interna

3 - Evaluar su comunicación interna de forma continua

4 - Alinear la comunicación interna y externa

5 - Comunicar a través de los medios de comunicación adecuados

1 - Definir objetivos claros, coherentes y estructurados

En primer lugar, para implementar una estrategia de comunicación interna efectiva, necesitará haber definido previamente sus objetivos. ¿ No los ha definido? No hay problema, siempre hay tiempo para hacer algo al respecto. 😉

Hoy en día, la comunicación interna permite, entre otras cosas:

Gestionar la circulación de la información dentro de la empresa.
Organizar y mejorar el intercambio de información entre las diferentes áreas.
Formar a los colaboradores permitiéndoles adquirir nuevas competencias.
Motivar y renforzar el vínculo, integrando a los colaboradores en los proyectos de la empresa.
Federar y potencializar la cultura organizacional, capitalizando sobre valores y objetivos comunes.
Generar una identidad corporativa.

¡ Sin objetivos claros, es difícil establecer una estrategia efectiva! Escoja uno o más objetivos de la lista y conviértalos en su piedra angular.

Una vez que haya definido sus objetivos, determine para cada uno los indicadores (KPI - Key performance indicator) que le permitirán evaluar el éxito y el alcance de los mismos.

Un brainstorming entre representantes de los diferentes departamentos claves de la empresa, permite alinear los objetivos de la comunicación interna con los objetivos organizacionales.

2 - Asignar recursos para gestionar su comunicación interna

Ahora que ha definido objetivos claros, pasemos al segundo paso: la asignación de recursos.

Para tener una comunicación interna efectiva, hay que darse los medios para hacerlo. Recursos financieros por un lado (para invertir en las herramientas de comunicación necesarias), pero sobre todo recursos humanos.

Recurrir a los departamentos de marketing y recursos humanos para solicitar su ayuda en el desarrollo de la comunicación interna, es útil pero no es suficiente. Ya que la comunicación interna no es su misión principal, por lo cual no contarán con el tiempo necesario. Razón por la cual, es importante designar una persona, o aún mejor, un equipo que lidere la comunicación interna.

3 - Evaluar su comunicación interna de forma continua

Una vez que la estrategia de comunicación ha sido implementada, es importante realizar el seguimiento de sus indicadores o KPI para evaluar los resultados, identificar lo que funciona y cuando no es el caso, implementar acciones de mejora.

Determine la periodicidad para realizar la medición y evaluación de sus indicadores.

Solo para brindarle un ejemplo de KPI, podemos hablar de los KPI de los contenidos de comunicación compartidos (número de lecturas, número de interacciones, etc.).

Es importante no solo determinar los indicadores, sino también determinar en qué momento de acuerdo con esos indicadores, considera que los objetivos inicialmente establecidos han sido alcanzados.

Por ejemplo, si retomamos el indicador de número de lecturas, usted puede decidir que el objetivo ha sido alcanzado cuando un 90% de sus colaboradores ha leído las publicaciones compartidas.

Adicionalmente, a la evaluación del alcance de sus objetivos, medir el nivel de satisfacción de sus colaboradores con la comunicación interna es un factor indispensable.

Para cual, puede realizar una encuesta interna. Pero también, puede garantizar el éxito de su estrategia incluyendo a sus colaboradores durante todo el proceso, desde la creación de la estrategia hasta el seguimiento y la implementación de acciones continuas de mejora.

Pensar su estrategia y plan de comunicación como un proceso de mejora continua, le permitirá ajustarlos en tiempo real, adaptándose a los cambios organizacionales, para que de esta manera sus objetivos estén alineados y sean coherentes con la realidad de su organización. ¡Créame, funciona! 😉

La realización de entrevistas cara a cara le permite obtener sugerencias, opiniones y fotalecer el vínculo con sus colaboradores.

4 - Alinear la comunicación interna y externa

Alinee sus mensajes internos y externos. La falta de coherencia puede generar confusiones para sus colaboradores sobre la percepción que tienen de la empresa.

A largo plazo, el compromiso y el sentido de pertinencia de los colaboradores se puede ver afectado. Lo que conlleva riesgos como la disminución de la motivación, pérdida de sentido por su trabajo, disminución de la productividad y pérdida del talento humano.

5 - Comunicarse a través de los medios de comunicación adecuados

Ya ha definido sus objetivos, asignado recursos, determinado cómo evaluará los resultados y alineado su comunicación interna y externa. El último paso es definir los medios de comunicación que utilizará. Y aquí de nuevo, ¡depende de su estrategia!

Para la comunicación organizacional: opte por una intranet, pantallas instaladas en diferentes lugares de sus oficinas, publicaciones periódicas, blogs y newsletters internas.
Para fortalecer el vínculo con sus colaboradores: opte por las reuniones internas y eventos profesionales presenciales y en línea, por ejemplo en el metaverso.
Para promover la comunicación horizontal y la colaboración: opte por una red social corporativa.
Y si desea combinar comunicación y colaboración puede optar por un Digital Workplace.

¡No dude en hacer su comunicación interna más colaborativa, interactiva y divertida! Opte por formatos impactantes como imágenes, infografías o videos. Mezcle los estilos y verá que atraerá la atención de su equipo.