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Plan de comunicación: ventajas de implementarlo en una asociación
¿Sabías que implementar un plan de comunicación eficaz es uno de los factores clave para el éxito de una asociación?
La comunicación es un elemento esencial para el éxito de cualquier organización, especialmente para las asociaciones que dependen de la participación y el compromiso de sus socios.
Según un estudio realizado por la Asociación de Directivos de la Comunicación (Dircom), el 68% de los CEOs o máximos responsables ejecutivos de sus organizaciones consideran que la comunicación es muy importante. Según el presidente de Dircom, Miguel López-Quesada, "La comunicación es y seguirá siendo, cada vez más, un pilar clave en el desarrollo de negocio de las organizaciones, contribuyendo a la consecución de los objetivos y resultados” (ReasonWhy, 2022).
Sin embargo, muchas organizaciones descuidan este aspecto por falta de tiempo y desconocimiento para desarrollar un plan de comunicación efectivo. (Fundación Gestión y Participación Social). Esto implica que muchas asociaciones no están aprovechando el potencial de la comunicación para mejorar su rendimiento y fidelizar a sus socios.
En este artículo, descubrirás qué es un plan de comunicación, los errores más comunes que se cometen al no tener uno, las ventajas de implementarlo y cómo hacerlo en 6 pasos.
¡Continuar leyendo!
Contenido
¿Qué es un plan de comunicación?
El plan de comunicación es una estrategia que permite planificar, organizar, ejecutar y evaluar las acciones de comunicación en la organización de forma coherente y eficaz.
Su objetivo principal es mejorar la comunicación entre los miembros de una organización.
En el contexto de las asociaciones, un plan de comunicación es importante porque permite fidelizar y mantener el compromiso de los socios, así como crear una cultura e identidad comunes.
Ventajas de implementar un plan de comunicación
Implementar un plan de comunicación dirigido a tus socios y correctamente estructurado, tiene múltiples ventajas para tu asociación, entre las que se destacan:
Contribuye a fortalecer la relación entre los socios y tu asociación.
Fortalece los valores organizacionales: basados en la transparencia, la confianza y el reconocimiento.
Refuerza el sentido de pertenencia y la identificación con la asociación al compartir una cultura y una identidad comunes.
Potencia la colaboración y el trabajo en equipo fomentando el intercambio de conocimientos, experiencias y buenas prácticas.
Favorece la comunicación transversal: facilita el flujo de información y el feedback entre los distintos niveles y áreas de la asociación, al establecer canales y herramientas adecuados.
Mejora el rendimiento y la productividad de la asociación, al alinear los esfuerzos y los recursos hacia el cumplimiento de los objetivos y las metas.
Impulsa la innovación y la creatividad de los socios, estimulando su capacidad para generar ideas y soluciones a los retos que se plantean.
Aumenta el compromiso de los socios.
Potencia la imagen y la reputación de la asociación de forma interna y externa.
Aumenta las capacidades de liderazgo y gestión de equipos: un plan de comunicación organizacional ayuda a los directivos de la asociación a tomar mejores decisiones y a entender cómo y cuándo deben comunicarse con sus asociados.
Estas ventajas se pueden traducir en beneficios tangibles e intangibles tanto para la asociación como para los socios:
Incremento del nivel de participación e interacción de los socios en las actividades, eventos y formaciones que organiza la asociación.
Mejora del índice de satisfacción y fidelización de los socios con la organización.
Aumenta el número y el porcentaje de socios que renuevan su membresía o que recomiendan la asociación a otros potenciales socios.
Ya hemos hablado sobre qué es un plan de comunicación y sobre las ventajas de definir uno. Ahora te presentamos los errores más comunes que se realiza cuando no se cuenta con un plan de comunicación.
Errores comunes al no contar con un plan de comunicación
Algunos de los errores más frecuentes que se cometen al no contar con un plan de comunicación dirigido a los socios son los siguientes:
Pensar que el correo electrónico es el mejor canal para comunicar con tus socios. No solo se corre el riesgo de saturar con información a los mismos. Sino que también, que los mensajes importantes se pierdan en medio de la cantidad de correos electrónicos recibidos.
No poner a disposición una variedad de canales de comunicación bidireccional con los socios, que permita escucharlos, discutir con ellos e incrementar su participación en la vida asociativa. Lo que puede ocasionar la falta de participación, compromiso e implicación de estos en las iniciativas de la organización. Obteniendo como resultado que quiten la asociación.
No planificar tu comunicación y no determinar una frecuencia para hacerlo. Es importante un calendario editorial donde se tomen en cuenta las informaciones que van a publicarse frecuentemente. Así como tener en cuenta las informaciones que pueden surgir, que no estaban previstas y que hay que comunicarlas rápidamente. Esto permitirá generar hábitos en los socios con respecto a la comunicación y mantener su interés.
No centralizar la información en un solo lugar. Lo que dificulta identificar la información importante que hay que mantener actualizada y el acceso de los socios a la misma. Las informaciones pueden convertirse rápidamente en obsoletas. Además, se puede generar de la desinformación y afectar la percepción que tienen los socios de la asociación.
Ya conoces qué es un plan de comunicación las ventajas y los errores más frecuentes de no contar con uno. Es el momento de descubrir los 6 pasos claves para definir e implementar uno en su asociación.
Cómo implementar un plan de comunicación con sus socios en 6 pasos
Te explicamos paso a paso cómo hacerlo:
1. Realiza un diagnóstico de la situación actual de la comunicación de tu asociación: identifica sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (análisis DAFO).
2. Define los objetivos de la comunicación: deben ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales), al igual que las estrategias y las acciones que se lleven a cabo para conseguirlos.
3. Define el perfil y características de tus socios. Puede segmentarlos según diferentes criterios (ubicación, intereses, etc.) para adaptar mejor tus mensajes y canales.
4. Elije las estrategias que vas a utilizar para lograr tus objetivos: éstas pueden ser de diferentes tipos (informativas, formativas, motivacionales, participativas, etc.), así mismo, ten en cuenta al momento de definirlas, las características y preferencias de tu público objetivo.
5. Selecciona los canales de comunicación más apropiados para llegar a tu público objetivo. La red social organizacional o área privada colaborativa es una de las tecnologías más utilizadas para una comunicación eficaz y funcional, ya que se integran y se combinan diferentes herramientas de comunicación en las organizaciones en tiempo real y asincrónico en una sola plataforma:
Mensajería instantánea
Herramientas de colaboración como los grupos y la edición colaborativa de documentos.
Reuniones virtuales gracias a las opciones de videoconferencia, calendario, etc.
La publicación de diferentes tipos de contenidos como artículos, eventos, sondeos, quiz, preguntas, encuestas, FAQ, entre otros.
Notificaciones en la plataforma y vía correo electrónico.
Flujo de actividades global y de grupo que permite visualizar las diferentes publicaciones que se han realizado en la plataforma.
Si aún no has utilizado una red social organizacional, es un buen momento para probarla.
6. Establece un cronograma para planificar las acciones de comunicación. Éste debe incluir las actividades, las fechas, las horas, los responsables y los recursos necesarios para cada acción.
7. Define los indicadores y los métodos de evaluación que permitirán medir el impacto y la eficacia de la comunicación, así como detectar las áreas de mejora y las buenas prácticas.
¡Es hora de poner en marcha tu plan de comunicación! El último paso es evaluar y medir la eficacia de tu comunicación para conocer si se han cumplido los objetivos propuestos.
¿Las suscripciones de membresía anual se han incrementado?
¿Los socios participan de una manera más activa en la vida cotidiana de la asociación?
¿Se ha reducido el número de socios que dejan la asociación?
Si detectas que tu plan no es eficaz, analiza qué es lo que ha fallado y qué estrategias debes actualizar para mejorar tu plan de comunicación.
Hemos llegado al final de este artículo y para terminar, es importante decir que la digitalización de las organizaciones se ha vuelto imprescindible para responder a un contexto en constante evolución, así como en el caso de las asociaciones, para adaptarse a las nuevas necesidades y expectativas de los socios.
Por eso, es fundamental que las asociaciones implementen un plan de comunicación estructurado y comiencen a trabajar en la digitalización de su organización.
Implementar un plan de comunicación bien estructurado es vital para el crecimiento de cualquier organización. Te permitirá cumplir con tus objetivos, lograr una comunicación organizacional más efectiva y, por tanto, mejorar la satisfacción de tus socios.
Para superar obstáculos como la falta de tiempo, recursos, conocimientos, etc. y facilitarte este proceso, es necesario contar con tecnológica adecuada como Jamespot, la plataforma colaborativa, personalizada e intuitiva diseñada para mejorar la comunicación con tus socios.
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